Training

Instrumente de comunicare și colaborare moderne și sigure în activitatea remote
Introducere

Ce este comunicarea internă?

Comunicarea internă se referă, în general la toate informațiile partajate în cadrul unei companii pentru nevoile de afaceri. Termenul este mai frecvent folosit pentru a se referi la o persoană sau un departament responsabil pentru comunicarea cu/dintre angajați.

Sarcina lor este de a informa angajații, de a păstra legătura cu aceștia și de a-i ține la curent cu obiectivele și strategia companiei. În organizațiile mari, necesitatea unui departament separat de comunicare internă este evidentă. În companiile mai mici, această sarcină este adesea preluată de manageri sau de catre departamentul RESURSE UMANE.

Cum putem carește eficiența muncii de la biroul digital?
Ce presupune colaborarea online?

Pur și simplu spus, colaborarea online înseamnă a putea finaliza toate procesele de lucru în același mod în care ar fi posibil la fața locului. Doar digital. Aceasta include:

Colaborare online

Ascultarea angajaților: Cum vor aceștia să comunice?

Fiecare persoană comunică diferit. Unii angajați trimit doar e-mailuri, în timp ce alții preferă organizeze întâlniri. Adesea este o preferință personală sau poate depinde de ceea ce este disponibil pe plan intern.

Diferențele de generație joacă, de asemenea, un rol important. O strategie eficientă de comunicare internă trebuie utilizeze anumite canale. Dar, înainte de a pierde timpul trimițând e-mailuri pe care nimeni nu le va citi, asigurați-vă cunoașteți publicul.

Această fază de descoperire poate fi informală, prin conversații cu colegii. Sau poate implica un proces mai structurat pentru a avea date justificative.

Strategia de comunicare

Cele mai bune strategii de comunicare internă oferă o combinație adecvată de conținut care este distribuit pe mai multe canale.

Soluția potrivită pentru fiecare afacere - diferite tipuri de instrumente de colaborare

Chiar dacă unele soluții populare complexe combină mai multe dintre funcțiile menționate, există diferite obiective. Adesea, un furnizor nu este suficient pentru a susține digital munca întregii echipe.
Soluțiile software de colaborare sunt, prin urmare, la fel de diverse ca și cerințele companiilor mijlocii.
Printre soluții, pot fi găsite următoarele tipuri de instrumente:

 

Software de management de proiect pentru planificare și repartizarea sarcinilor și a termenelor limită (de exemplu, Asana, monday.com, Trello sau Zenkit)

Care oferă posibilitatea de a încărca, partaja și colabora pe documente

Atribuirea sarcinilor și rolurilor

Posibilitatea de utilizare a smartphone-ului prin intermediul aplicațiilor mobile

Instrumente de comunicare pentru chat de grup, mesaje text și video-conferinte( ex. Zoom, Discord, Google Hangouts, Slack

De ce am nevoie de un instrument pentru colaborarea online?

Fără un instrument care creează cadrul tehnic pentru aceasta, este fezabil - dar nu prea distractiv. Săriturile constante între diferite aplicații fac o muncă eficientă și productivă
practic imposibilă.

La urma urmei, colaborarea online de succes înseamnă, de asemenea, posibilitatea de a controla totul dintr-un singur loc. Dacă trebuie intrați într-un program de e-mail pentru a crea o rezervare sau pentru a căuta un dosar îngropat in structurile de foldere, se pierde timp prețios care ar putea fi utilizat pentru sarcini mai productive. Deci, folosirea unui instrument specializat pentru comunicare online vine cu o serie întreaga serie de beneficii:

 

  • Acesta minimizează navigarea între diferite aplicații din sistem.
  • Ajută la structurarea comunicării și schimbului de date.
  • Totul într-un singur loc: Un instrument creează un loc central pentru comunicare și, astfel, promovează productivitatea.
  • De asemenea, ne ține în contact cu colegii noștri la nivel personal.
  • Funcționează oricând de pe orice dispozitiv - un instrument permite lucrul independent de locație, fără pierderi de productivitate.
  • Datele care nu sunt stocate fizic nu pot fi pierdute.
  • Timp de căutare mai scurt: Toate informațiile sunt întotdeauna grupate într-un singur loc.
Instrumente cheie – ce ar trebui să poată face instrumentul și ce ar trebui să știe echipa

Un instrument de colaborare care se presupune a fi cel mai important sau chiar singurul software care să acopere diferitele nevoi ale echipei trebuie să aibă câteva caracteristici cheie.

Cu toate acestea, prea multă complexitate poate întârzia inutil fluxul de lucru și familiarizarea.

Prin urmare, se aplică următoarele:

În cel mai bun caz, instrumentul oferă în primul rând caracteristicile pe care doriți cu adevărat să le utilizați. Prin urmare, este logic să luăm în considerare într-un stadiu incipient și cu întreaga echipă ce nevoi sunt sigur de așteptat și ce s-ar putea adăuga.

 

Atribuirea sarcinilor și rolurilor

Discutarea proiectelor și sarcinilor individuale

Notificări pentru evenimente, activități specifice și chat

Posibilitatea de utilizare smartphone-ului prin intermediul aplicației mobile

Posibilitatea de a încărca, partaja și colabora pe documente

Vizualizarea proceselor

Notificări pentru evenimente, activități și specifice

Definirea KPI-urilor și a obiectivelor de etapă

Integrarea altor instrumente utilizate

Iată o prezentare generală a unora dintre cele mai frecvent utilizate funcții

Videoconferințele sunt soluția pentru o colaborare online eficientă la biroul de acasă. Dar care sunt principalii furnizori?

 

  • Microsoft Teams
    • Colaborare digitală în conferințe online și video cu până la 250 de participanți și evenimente online cu până la 10.000 de participanți. Pe lângă conferințele video, Teams oferă caracteristici extinse de colaborare virtuală, inclusiv integrarea Office 365.

 

  • Cisco Webex Meetings
    • Prin Webex Meetings puteți realiza conferințe video, telefonie IP, mesagerie instant, precum și partajarea ecranului. Produsele și serviciile sunt furnizate ca "Software ca serviciu" de către Cisco Collaboration.

 

  • Skype
    • Cu Skype puteți organiza conferințe video în plus față de chatul video normal. Până la 50 de persoane pot participa la un apel video de grup gratuit - prin PC, tabletă sau smartphone.

 

  • Zoom
    • În Zoom, până la 100 de participanți se pot alătura unei conferințe video în versiunea gratuită. Problema este că durata acestor sesiuni cu trei sau mai multe persoane este limitată la 40 de minute. Dacă doriți să prelungiți această perioadă, aveți nevoie de versiunea Pro. Acest lucru costă în prezent 13.99 euro pe lună per moderator.

 

  • GoToMeeting
    • GoToMeeting este, de asemenea, un pachet software pentru întâlniri online și conferințe video. În plus, partajarea desktopului poate fi operată prin GoToMeeting. Software-ul este disponibil pentru computer, dar și ca aplicație pentru smartphone-uri și tablete.

 

  • Jitsi
    • Jitsi este un instrument gratuit open source, open source și web RTC compatibil. Jitsi este disponibil pentru Slack, RocketChat sau Matrix, de exemplu, și este ușor de integrat. Puteți crea o întâlnire de la operatorul însuși prin instanța Jitsi-Meet fără a avea nevoie de un cont. După aceea, puteți invita cu ușurință participanți suplimentari prin partajarea unei adrese URL.

 

  • BigBlueButton
    • BigBlueButton este un sistem de conferințe audio și video pentru instruire, seminarii online și întâlniri de echipă. Instrumentul poate fi utilizat în mod flexibil de către universități și școli ca o clasă virtuală. Motivul este evident: BigBlueButton a fost dezvoltat special ca o soluție de conferințe video open-source pentru utilizarea în e-learning.
Lucrul și salvarea documentelor împreună: Instrumente de colaborare / Cloud

Multe activități se bazează pe lucrul pe documente. Pentru a putea lucra la ele cu colegii în același timp, fără a le trimite înainte și înapoi în diferite versiuni, sunt potrivite următoarele soluții, printre altele:

 

Google Drive

- este un serviciu de găzduire a fișierelor furnizat de compania Google LLC. Permite utilizatorilor stocheze documente în cloud, partajeze fișiere și editeze documente împreună. Un total de 15 GB de stocare a datelor este disponibil pentru utilizatori gratuit. Dacă este necesară mai multă stocare a datelor, sunt suportate costurile lunare corespunzătoare.

 

Microsoft OneDrive

- anterior Microsoft SkyDrive, este un serviciu de găzduire de fișiere de la Microsoft care permite utilizatorilor să-și stocheze datele, le sincronizeze cu alte dispozitive și le partajeze cu alte persoane. Pachetul OneDrive de bază cu 5 GB volum de date este gratuit, în timp ce volumele mai mari vin cu taxe lunare corespunzătoare.

Sfaturi și exerciții

5 sfaturi de la biroul digital
Sumar

Sumar

Comunicarea internă se referă, în general, la toate informațiile partajate în cadrul unei companii pentru nevoile de afaceri. Termenul este mai des folosit pentru a se referi la o persoană sau un departament responsabil pentru comunicarea angajaților.

Cele mai bune strategii de comunicare internă oferă o combinație relevantă de conținut care este distribuit pe mai multe canale.

Colaborarea online de succes înseamnă poți controla totul dintr-un singur loc.
Dacă trebuie intrați într-un program de e-mail pentru a crea o rezervare sau pentru a căuta un document îngropat în structura de foldere, pierdeți timp prețios care ar putea fi utilizat pentru alte activități mai productiv.

 

Video:



 Cuvinte cheie

comunicare, comunicare online, colaborare, loc de muncă mobil, comunicare digitală


 Scopuri/obiective:

Scopul acestui instrument de instruire este de a vă ajuta să comunicați și să lucrați cu echipa online, ca și cum ați fi împreună în birou. Separarea fizică nu ar trebui să reprezinte un obstacol în continuarea desfășurării muncii în cele mai bune condiții. Este în mod deosebit important să vă puneți de acord cu privire la modul de comunicare din cadrul echipei. Acest instrument vă aduce în atenție instrumente de comunicare specific, precum și modul în care ar trebui să arate o strategie de comunicare.


 Descriere:

Comunicarea modernă și sigură în contextual lucrului de la distanță înseamnă mai mult decât ar putea să pară la o primă impresie datorită numeroaselor instrumente și opțiuni care pot fi utilizate, și care merită luate în considerare și selectate de întreaga echipă. Așadar, este de dorit ca acestea să fie discutate în prealabil, iar decizia să fie una de comun acord în cadrul echipei.Instrumentele alese pot fi utilizate ulterior în rutina zilnică, însă nu trebuie să uităm să luăm în considerare sugestiile de îmbunătățire care pot apărea pe parcurs.Această prezentare ajută la obținerea unei vederi de ansambu asupra diversității și posibilităților, însă cel mai important este să identificați ”calea” potrivită echipei dvs.


 Bibliografie

 Materiale conexe