|
Introduzione
Cos’è la comunicazione interna?
La comunicazione interna significa generalmente che tutte le informazioni condivise all'interno di un'azienda per esigenze aziendali. Il termine è più spesso usato per indicare una persona o un dipartimento responsabile delle comunicazioni con i dipendenti.
Il loro lavoro è quello di informare i dipendenti, tenersi in contatto con loro, e tenerli informati sugli obiettivi e la strategia dell'azienda. Nelle grandi organizzazioni, la necessità di un dipartimento di comunicazione interna separato è ovvia. Nelle aziende più piccole, questo compito è spesso assunto dai manager o dal dipartimento delle risorse umane.
Come puoi rendere lavorare dallo spazio digitale il più possibile efficiente?
Cosa implica la collaborazione online?
In poche parole, collaborare online significa essere in grado di completare tutti i processi di lavoro nello stesso modo in cui sarebbe possibile sul posto. Solo digitalmente. Questo include:
Collaborazione online
Ascoltare i dipendenti: come vogliono comunicare?
Ognuno comunica in modo diverso. Alcuni dipendenti inviano solo e-mail, mentre altri preferiscono tenere riunioni. Spesso è una preferenza personale, o può dipendere da ciò che è disponibile internamente.
Anche le differenze generazionali giocano un ruolo. Una strategia di comunicazione interna efficace deve usare alcuni canali. Però, prima di perdere tempo a mandare email che nessuno leggerà, assicuratevi di conoscere il vostro pubblico.
Questa fase di scoperta può essere informale, attraverso conversazioni con i colleghi. Oppure può comportare un processo più strutturato per avere dati di supporto.
Strategia di comunicazione
Le migliori strategie di comunicazione interna forniscono un buon mix di contenuti distribuiti su più canali.
La soluzione giusta per ogni business – diversi tipi di strumenti per collaborare
Anche se alcune popolari soluzioni a tutto tondo combinano il maggior numero possibile delle funzioni menzionate, ci sono diversi focus. Spesso, un solo fornitore non è sufficiente per supportare digitalmente il lavoro dell'intero team.
Le soluzioni software di collaborazione sono quindi diverse come le esigenze delle medie imprese stesse.
Tra le soluzioni, si possono trovare i seguenti tipi di strumenti:
 |
Software di Project management per pianificare e distribuire doveri e scadenze
(e.g. Asana, monday.com, Trello or Zenkit)
|
 |
Abilità nel caricare documenti, condividerli e collaborarvi
|
 |
Assegnazione di ruoli e compiti
|
 |
Possibilità di uso su smartphone attraverso le mobile apps
|
|
Strumenti di comunicazione per chiamate di gruppo, chats, messaggi e video conferenze (e.g. Zoom, Google Hangouts o Slack – altre nei post del nostro blog)
|
Perché ho bisogno di uno strumento per la collaborazione online?
Senza uno strumento che crei il quadro tecnico per questo, è fattibile - ma non molto divertente. Saltare costantemente tra diverse applicazioni rende il lavoro efficiente e produttivo
virtualmente impossibile.
Dopo tutto, una collaborazione online di successo significa anche essere in grado di controllare tutto da un unico posto. Se devi saltare in un programma di posta elettronica per creare un appuntamento o cercare un documento in strutture di cartelle sepolte, stai perdendo tempo prezioso che potrebbe essere riempito con compiti più produttivi. Quindi l'utilizzo di uno strumento che struttura la collaborazione online ha una tutta una serie di vantaggi:
- Riduce al minimo i salti avanti e indietro tra le diverse applicazioni del sistema.
- Uno strumento porta struttura alla comunicazione e allo scambio di dati.
- Tutto in un unico posto: Uno strumento crea un luogo centrale per la comunicazione e quindi promuove la produttività.
- Ci mantiene anche in contatto con i nostri colleghi a livello personale.
- Lavorare in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo: uno strumento permette di lavorare indipendentemente dal luogo senza perdita di produttività.
- I dati che non sono fisicamente memorizzati non possono essere persi.
- Cercare meno, trovare di più: Tutte le informazioni sono sempre raggruppate in un unico posto durante la giornata di lavoro.
Caratteristiche chiave e focus - cosa dovrebbe essere in grado di fare il vostro strumento e cosa dovrebbe sapere il vostro team
Uno strumento di collaborazione che dovrebbe essere il più importante o addirittura l'unico software per coprire le varie esigenze del team deve avere alcune caratteristiche chiave.
Troppa complessità, tuttavia, può ritardare inutilmente il flusso di lavoro e la familiarizzazione. Pertanto, si applica quanto segue:
nel migliore dei casi, lo strumento fornisce principalmente le caratteristiche che si vogliono veramente usare. Ha quindi senso considerare in una fase iniziale e con tutto il team quali sono le esigenze certe e quali potrebbero essere aggiunte.
 |
Analisi di compiti e ruoli
|
 |
Discussioni di progetti e compiti individuali
|
 |
Notifiche per eventi importanti, attività e chats
|
 |
Possibilità di uso via smartphone attraverso le mobile apps
|
 |
Abilità nel caricare I documenti, condividerli e collaborarvi
|
|
Visualizzazione di processi
|
|
Notifiche per eventi importanti, attività e chats
|
|
Definizione di KPIs e punti importanti
|
|
Integrazione di altri strumenti utilizzati
|
Ecco una panoramica di alcune delle funzioni più utilizzate:
La videoconferenza è la soluzione per un'efficiente collaborazione online nell'home office. Ma quali sono i fornitori?
- Microsoft Teams
- Collaborazione digitale in conferenze online e video con un massimo di 250 partecipanti ed eventi online con un massimo di 10.000 partecipanti. Oltre alla videoconferenza, Teams offre ampie funzionalità di collaborazione virtuale, compresa l'integrazione con Office 365.
- Cisco Webex Meetings
- Con Webex Meetings è possibile realizzare videoconferenze, telefonia IP, messaggistica istantanea e condivisione dello schermo. I prodotti e i servizi sono forniti come "Software as a Service" da Cisco Collaboration. Una videoconferenza funziona come segue in Webex Meetings: Il cosiddetto host deve essere registrato al servizio.
- Skype
- Con Skype è possibile tenere videoconferenze oltre alla normale chat video. Fino a 50 persone possono partecipare a una videochiamata di gruppo gratuita - tramite PC, tablet o smartphone.
- Zoom
- Su Zoom, fino a 100 partecipanti possono unirsi a una videoconferenza nella versione gratuita. Il problema è che la durata di queste sessioni con tre o più persone è limitata a 40 minuti. Se volete estendere questo periodo, avete bisogno della versione Pro. Questa costa 13,99 euro al mese e per moderatore.
- GoToMeeting
- GoToMeeting è anche un pacchetto software per riunioni online e videoconferenze. Inoltre, la condivisione del desktop può essere gestita tramite GoToMeeting. Il software è disponibile per il computer, ma anche come app per smartphone e tablet.
- Jitsi
- Jitsi è un app gratuita, open source e compatibile con Web RTC. Jitsi è disponibile per Slack, RocketChat o Matrix per esempio, ed è facile da installare. Si possono creare meetings dall’app stessa con Jitsi-Meet, senza il bisogno di un account. Del resto, puoi invitare facilemente ulteriori partecipanti condividendo l’URL.
- BigBlueButton
- BigBlueButton è un sistema di audio e video conferenza per la formazione, seminari online e riunioni di squadra. Lo strumento può essere utilizzato in modo flessibile da università e scuole come una classe virtuale. La ragione è ovvia: BigBlueButton è stato sviluppato specificamente come una soluzione di videoconferenza open-source per l'uso nell'e-learning.
Lavorare & salvare documenti insieme: Strumenti di collaborazione / Cloud
Molte attività si basano sul lavoro su documenti. Per poter lavorare su di essi con i colleghi allo stesso tempo senza mandarli avanti e indietro in versioni diverse, le seguenti soluzioni, tra le altre, sono adatte:
 Google Drive
- è un servizio di hosting di file fornito dalla società Google LLC. Permette agli utenti di archiviare documenti nel cloud, condividere file e modificare documenti insieme. Un totale di 15 GB di archiviazione dati è disponibile gratuitamente per gli utenti. Se è richiesto più spazio di archiviazione dei dati, vengono sostenuti costi mensili corrispondenti.
 Microsoft OneDrive
- in precedenza noto come Microsoft SkyDrive, è un servizio di file hosting di Microsoft che permette agli utenti di memorizzare i loro dati, sincronizzarli con altri dispositivi e condividerli con altre persone. Il pacchetto di base di OneDrive con 5 GB di volume di dati è gratuito, mentre i volumi più alti hanno un costo mensile corrispondente.
Consigli ed esercizi
5 consigli per un luogo digitale
Riassunto
 |
La comunicazione interna significa generalmente che tutte le informazioni condivise all'interno di un'azienda per esigenze aziendali. Il termine è più spesso usato per indicare una persona o un dipartimento responsabile delle comunicazioni dei dipendenti.
|
|
Le migliori strategie di comunicazione interna forniscono un buon mix di contenuti distribuiti su più canali.
|
|
Collaborare online con successo significa essere in grado di controllare tutto da un unico posto. Se si deve saltare in un programma di posta elettronica per creare un appuntamento o cercare un documento in strutture di cartelle sepolte, si sta perdendo tempo prezioso che potrebbe essere riempito con compiti più produttivi.
|
Video:
|
Demo
Riproduci audio 
